Factures d'achat

workflow

Une facture d'achat suit le workflow standard pour les factures : proforma, invoice, cancelled

Il est possible d’enregistrer une facture en tant que pro forma (statut proforma) dans un premier temps, afin de compléter ou corriger les informations avant validation finale.

A la validation (passage de 'proforma' à 'invoice')

• Une vérification de la conformité est réalisée (total déclaré et la somme des lignes, +autres contraintes).
• On assigne un numéro de cachet : invoice number (distinction supplier_invoice_number)
• On génère les écritures écritures immédiates
• On planifie les écritures pour chaque début de période à venir

Informations à renseigner

Lors de l'encodage, les informations suivantes doivent être complétées :

Champ	Description
Fournisseur	Identifié automatiquement sur base du numéro de TVA
Date de facture	Date indiquée sur le document reçu
Numéro de facture	Numéro du document transmis par le fournisseur
VCS	Référence fournisseur (ex. n° client interne ou code de suivi fournisseur)
Période couverte	Facultative – utile si le fournisseur découpe par période ; champs : date_from (début) et date_to (fin), issus de <cac:InvoicePeriod>
Date d’échéance	Champ <cbc:PaymentDueDate>, indiqué sur la facture
Pièces jointes	Documents PDF, images ou annexes liées à la facture (docs_ids)
Numéro de cachet	Assigné automatiquement à la validation (statut = invoice) ; non modifiable après validation

Découpage de la facture en lignes d’imputation (InvoiceLine)

Lors de l’encodage d’une facture d’achat, le montant total de la facture n’est pas utilisée comme référence : ce sont les lignes de détail qui font foi pour l’imputation comptable.

Il est possible de définir une série de lignes d’imputation, chaque ligne permettant d'assigner des montants à des comptes de charges spécifiques. Ce découpage ne doit pas nécessairement à correspondre aux lignes présentes sur la facture d'origine : une facture peut être répartie différemment en fonction des critères comptables de la copropriété.

Une suggestion automatique est proposée sur base de la reconnaissance OCR, mais elle doit être validée ou corrigée par le gestionnaire.

Chaque ligne est associée à plusieurs éléments :

• Un compte de charge (généralement de type 61xx ou autre catégorie spécifique).
• Une clé de répartition, définissant la manière dont les montants doivent être affectés.
• Un ratio PROP / LOC, utilisé pour répartir la charge entre les copropriétaires (ou autres entités concernées).

Ces informations sont copiées de la configuration du compte, mais peuvent être ajustées manuellement pour tenir compte de particularités ou d’exception de gestion.

Une assignation auto (compte, clé, part Prop/Loc) peut être faite via la sélection d'une "nature de dépense".

Les lignes de factures sont modélisées avec l'entité InvoiceLine.

Contraintes :

• il ne peut y avoir qu'une seule ligne pour un même compte de charge (dans le cas contraire, on ne peut pas retrouver à quel ligne correspond une imputation comptable)

Utilisation du fonds de roulement

Lorsque ce n'est pas précisé autrement, les charges sont considérées comme des charges communes qui devront être réparties entre les copropriétaires sur base de clés de répartitions.

Dans les autres situations, la part du paiement imputée au fonds de roulement correspond à la différence entre le montant total de la facture, la part éventuellement couverte par le ou les fonds de réserve, et les éventuelles parties privatives.

Pour chaque utilisation de fonds, il faut préciser le compte de réserve 160X utilisé. Sur base du fonds sélectionné, le compte de charge correspondant (libellé « Appels ») est utilisé, par exemple 680010. (Les informations de compte comptable et de clé de répartition ne peuvent pas être modifiées ; le ratio PROP / LOC n’est pas pertinent dans ce contexte.)

Frais privatifs

Certaines dépenses peuvent être considérées comme frais privatifs, c’est-à-dire applicables uniquement à un copropriétaire ou un lot spécifique, et non réparties entre l’ensemble des copropriétaires.

Dans ce cas, l’imputation se fait obligatoirement sur le compte 643 – Frais privatifs.

Les frais privatifs sont exclus des répartitions collectives et doivent faire l’objet d’un suivi individuel pour refacturation ou régularisation ultérieure.

Utilisation de fonds de réserve

Une partie ou la totalité d'une facture peut être payée via l'utilisation d'un ou plusieurs fonds de réserve.

Le fonds de réserve est toujours utilisé avec la même clé de répartition que celle utilisée pour son appel. Cela garantit la traçabilité et l’équité dans la répartition entre copropriétaires (La clé de répartition ne peut pas être modifiée lors de l’utilisation du fonds.)

Distinction entre date de facture, date d'imputation et période d'imputation

On fait une distinction entre la date de la facture (date d’émission par le fournisseur) et la période à laquelle les prestations ou services facturés se rapportent.

Si le fournisseur a renseigné une "période de facturation", celle-ci est utilisée par défaut comme intervalle de dates. Dans tous le cas, l'imputation peut toujours être modifiée pour utiliser un autre intervalle ou une autre date.

Comme date pour l'imputation comptable , on utilise :

• la date d'imputation choisie (date d'encodage de la facture par défaut)
• si un intervalle de dates est renseigné (date_from et date_to), c’est la première date de l’intervalle qui est retenue

Note : Lorsqu’une facture est financée, en tout ou en partie, par un fonds de réserve, l’imputation correspondante est toujours enregistrée à une seule date, indépendamment de la période couverte par la facture.

Comptes comptables liés

Lors de la création d’un fonds de réserve, trois comptes comptables sont générés automatiquement, tous liés à la même clé de répartition (qui ne peut être modifiée, afin de garantir la cohérence entre appel et utilisation):

1. 160xxxx – Fonds de réserve (passif)

Compte principal de stockage du fonds

1. 68160xx0 – Appels de fonds de réserve

Enregistrement des montants appelés auprès des copropriétaires

1. 68160xx1 – Utilisation (consommation) du fonds de réserve

Compte technique servant à enregistrer la sortie du fonds lors de son usage effectif

Paiement

Il y a 3 méthodes de paiement possibles: a) par "domiciliation" (cette info doit être dans le contrat et est, en principe, reprise sur la facture d'achat) b) par banque ("prélèvement direct") -> création SEPA c) en utilisant un fonds de réserve -> création SEPA (compte épargne)

• il est possible d'utiliser plusieurs fonds de réserve
• il est possible d'utiliser uniquement un fonds de réserve (pas de paiement via compte courant)

=> il faut deux indications "refuser la facture", "payer par domiciliation" (dans les deux cas, il faut empêcher de générer un SEPA) [on ne peut pas "ne pas payer" s'il y a une domiciliation]

Si domiciliation : pas de création de SEPA correspondante (pas d'implication sur l'utilisation ou non de fonds de réserve) proposition (pas auto) de SEPA de transfert (épargne / à vue) uniquement si les fonds sont suffisants

!! ce n'est pas parce qu'une facture est encodée qu'on la paie "ne pas payer" : ne pas générer le SEPA

possibilité de payer en plusieurs fois (Funding)

écran distinct pour les paiement (multi-factures), avec assignation des montants payés

Utilisation du fonds de roulement

Libellé	Débit	Crédit
Paiement via le compte courant	440000 - Fournisseur : 1.000 €	550000 - Banque courant : 1.000 €
Aucun mouvement direct sur le compte 100	Le compte 100 est affecté en fin d'exercice selon l’excédent ou le déficit	Pas d’écriture comptable directe

Rappel: le fonds de roulement (100) est un passif qui ne peut être alimenté que par des participations des copropriétaires (comptes copropriétaires) et n'est jamais directement utilisé (c'est le compte bancaire qui l'est).

Utilisation de fonds de réserve

Libellé	Débit	Crédit
Utilisation du fonds de réserve	68160xx1 – Utilisation du fonds : 500€
Affectation du fonds de réserve		160xx – Fonds de réserve : 500 €

Informations complémentaires

Certaines informations additionnelles permettent de paramétrer le comportement du logiciel

• Paiement par domiciliation : si coché au niveau de la facture de vente, le paiement ne doit pas être fait à la main, l'information sera répercutée sur le Funding correspondant, et l'ordre de paiement (SEPA) ne pourra pas être généré (un extrait bancaire avec le mouvement sera reçu).

Ecritures d'imputation

Lors de la validation d’une facture d’achat, une écriture comptable unique est automatiquement générée dans le journal concerné. Cette écriture peut comporter plusieurs lignes, en fonction des imputations définies (charges, reports, réserves...).

Les libellés des lignes tiennent compte des périodes couvertes par la facture, ce qui permet d’assurer une traçabilité fine dans le temps.

L'écriture d'imputation est toujours faite sur la période correspondant à la date d'émission de la facture, telle que renseignée par le fournisseur.

Encodage de la facture

Lors de l’enregistrement d’une facture d'achat, une ligne d’imputation est créée pour le compte fournisseur (compte comptable associé au fournisseur).

Cette ligne est toujours présente, quelles que soient les opérations complémentaires (charges à reporter, utilisation d’un fonds de réserve, ou affectations en frais privatifs).

Date	Pièce	Compte	Libellé	Débit	Crédit
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	440 - Fournisseurs	Prime du 01/01/2025 au 31/12/2025		2000

Utilisation du fonds de roulement

Lorsque les lignes de la facture ne sont pas des frais privatifs, chaque ligne est imputée en débitant le compte de charge correspondant (ex. 61xx), selon sa nature.

Date	Pièce	Compte	Libellé	Débit	Crédit
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	611000 - Assurance	Prime du 01/01/2025 au 31/12/2025	2000

Répartition sur plusieurs périodes

Lors de son enregistrement, si une facture d'achat couvre plusieurs périodes ou exercices (ex. assurance annuelle, contrats de maintenance…), pour respecter le principe de rattachement des charges, on répartit la charge dans le temps (même si la facture est payée en une seule fois).

Pour gérer cette situation, on utilise des "écritures planifiées" pour anticiper les écritures sur les périodes ultérieures.

Un date_range est toujours renseigné et utilisé (la seule exception est une date seule [date_from = date_to]). Si le marqueur has_date_range est activé, il prime pour la répartition des charges; dans les autre cas, c'est la période de la fiscal_period qui est utilisée.

Exemple d’une facture de 2 000 € pour une assurance couvrant du 01/01/2025 au 31/12/2025 :

Date	Pièce	Compte	Libellé	Débit	Crédit
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	614 - Assurance	Prime du 01/01/2025 au 31/03/2025		500
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	614 - Assurance	Prime du 01/04/2025 au 30/06/2025		500
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	614 - Assurance	Prime du 01/04/2025 au 30/06/2025		500
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	49 - Charges à reporter	Prime du 01/07/2025 au 30/09/2025	500
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	49 - Charges à reporter	Prime du 01/10/2025 au 31/12/2025	500
01/01/2025	ACH 0041-2025-0001	49 - Charges à reporter	Prime du 01/10/2025 au 31/12/2025	500

écriture planifiées:

Date	Pièce	Compte	Libellé	Débit	Crédit
01/04/2025	ACH 0041-2025-0001	49 - Charges à reporter	Prime du 01/04/2025 au 30/06/2025		500
01/04/2025	ACH 0041-2025-0001	614 - Assurance	Prime du 01/04/2025 au 30/06/2025	500

Date	Pièce	Compte	Libellé	Débit	Crédit
01/07/2025	ACH 0041-2025-0001	49 - Charges à reporter	Prime du 01/07/2025 au 30/09/2025		500
01/07/2025	ACH 0041-2025-0001	614 - Assurance	Prime du 01/07/2025 au 30/09/2025	500

Date	Pièce	Compte	Libellé	Débit	Crédit
01/10/2025	ACH 0041-2025-0001	49 - Charges à reporter	Prime du 01/10/2025 au 31/12/2025		500
01/10/2025	ACH 0041-2025-0001	614 - Assurance	Prime du 01/10/2025 au 31/12/2025	500

Note : en cas d'intersection partielle entre l'intervalle de dates choisi et les dates des périodes concernés, les montants assignés à chaque période sont proratisés sur base du nombre de jours concernés au sein de chaque période d'exercice.

Écritures prévisionnelles / écritures planifiées

Les écritures planifiées sont similaires à des écritures comptables mais restent hors comptabilité (elles ne sont pas directement visibles, ni reprises dans la balance). Au moment de la création de la facture on génère les écritures planifiées (liées à la fois à une facture, à une copropriété et à une date).

• Les écriture planifiées ('planned') sont des éléments "système" : elles font partie de la logique système et ne peuvent pas être validées ou supprimées manuellement
• En cas d'annulation d'une pièce comptable, elles doivent être supprimées (en les détachant du invoice_id et en les supprimant)

Utilisation de fonds de réserve

Lorsqu’une facture d’achat est financée, en tout ou en partie, par un fonds de réserve, une ou plusieurs lignes spécifiques sont ajoutées à l’écriture comptable pour en refléter l'utilisation. Cette imputation ne fait pas l’objet d’une répartition périodique: le montant imputé au fonds de réserve est enregistré à une seule date, qui correspond à la validation de la facture ou à la décision d’utilisation du fonds.

L’écriture comptable suit le schéma suivant :

Compte	Débit	Crédit	Rôle
68160xx1 – Utilisation du fonds	500		Représente la charge financée par le fonds
160xx – Fonds de réserve		500	Diminution du passif lié au fonds

Cette écriture s’ajoute à celles liées aux charges (61xx), reports (49), et dettes fournisseurs (440) de la facture.

• La clé de répartition utilisée pour le fonds est identique à celle définie lors de l’appel initial du fonds (non modifiable).
• L’imputation au fonds ne dépend ni de la date de facture, ni de la période de prestation : elle est liée uniquement à la date de validation.
• L'utilisation du fonds n’est pas répartie dans les périodes suivantes : elle est comptabilisée en une fois.

Libellé	Débit	Crédit
Réception de la facture (ex. travaux votés : toiture)	672000 - Travaux toiture : 5.000 €	440001 - Fournisseur : 5.000 €
Paiement via le compte bancaire dédié au fonds de réserve	440001 - Fournisseur : 5.000 €	550001 - Banque fonds réserve : 5.000 €
Enregistrement de la baisse du fonds de réserve (clôture)	681601 - Travaux toiture : 5.000 €	160001 - Fonds de réserve : 5.000 €

Note : Les factures sont toujours payées par le compte courant de la copropriété. Le syndic fait un transfert du compte épargne vers le compte courant. Cette double opération pourrait être automatisée lors d'un paiement via un fonds de réserve (avec la création du SEPA et l'OD correspondante du compte épargne [associé au fonds de réserve] vers le compte courant).

Frais privatifs

Lorsqu’une facture d’achat (ou une ou plusieurs de ses lignes) correspond à des frais privatifs, le montant concerné est refacturé à un ou plusieurs copropriétaires (ces frais ne sont pas répartis via une clé de répartition).

Deux approches sont possibles pour le traitement comptable de ces frais :

1. Intégration différée via le décompte de charge

Les frais privatifs sont encodés comme charges privatives, mais ne seront refacturés qu’au moment du décompte.

• Aucun produit n’est généré immédiatement.
• La refacturation est effectuée dans le cadre du décompte de charge, générant les écritures associées.

2. Refacturation immédiate (hors décompte de charge)

Permet de refacturer directement les frais au copropriétaire concerné, sans attendre la clôture d’une période comptable.

• Les frais ne seront pas repris dans le décompte de charges.
• Une écriture supplémentaire est générée dans les écritures de la facture d'achat.

Écritures toujours générées :

Compte	Débit	Crédit	Description
643xxx – Frais privatifs	x €		Enregistrement de la charge privative

Écritures supplémentaires avec "refacturation immédiate des frais privatifs":

Compte	Débit	Crédit	Description
4101xx – Copropriétaire	x €		Refacturation au copropriétaire
643xxx – Frais privatifs		x €	Contrepassation du compte de charge

Arrondis

Lors de la répartition des charges entre les copropriétaires, de légers écarts peuvent apparaître en raison de l’arrondi des montants (au centime près). Ces écarts sont automatiquement compensés via un compte dédié, afin de garantir que les écritures restent équilibrées.

• La somme des montants répartis aux copropriétaires peut ne pas correspondre exactement au montant total facturé (écart de 0,01 € à quelques centimes).
• Pour assurer l’équilibre, cette différence est passée sur un compte d’ajustement.

Compte utilisé

• Compte 4991 – Écarts d’arrondi (rounding_adjustment)
• Ce compte est :
• Débité si la répartition est inférieure au total facturé.
• Crédité si la répartition est supérieure au total facturé.

Écriture comptable

L’écriture est générée au moment de la clôture de période, en complément des écritures principales du décompte :

Compte	Débit	Crédit	Description
4991 – Écarts d’arrondi	x €		Si la répartition est inférieure au total
4991 – Écarts d’arrondi		x €	Si la répartition est supérieure au total