Gestion des mutations (transferts de propriété)

La mutation d’un bien dans une copropriété correspond au transfert de propriété d’un lot d’un ancien copropriétaire (vendeur) vers un nouveau (acquéreur). Ce processus implique :

• Des obligations légales de transmission d’informations au notaire
• Des ajustements comptables en termes de fonds et charges
• Des impacts sur les droits de propriété enregistrés dans le système

Le système prend en charge ce processus via une entité centrale OwnershipTransfer, un workflow métier bien défini et des fonctions automatisées (y compris IA et comptabilité).

Structure du processus

Le processus est scindé en deux volets complémentaires :

Volet	Description
Administratif & documentaire	Échanges formels avec le notaire via OwnershipTransfer
Comptable & financier	Ajustement des fonds de roulement, charges, et écritures

Ces deux volets sont coordonnés mais traités indépendamment, avec un déclenchement possible du volet comptable dès que la date de mutation est confirmée (transfer_date).

Gestion administrative & échanges notariaux

1. Trois niveaux d’informations

Moment	Référence légale	Contenu transmis
Avant compromis	Art. 3.94 §1 / 577-11 §1	État des appels de fonds, litiges en cours, documents comptables (3 derniers PV, 2 derniers décomptes…), documents d’identification
Après compromis	Art. 3.94 §2 / 577-11 §2	Budget, montant des charges, travaux votés en AG, frais d’acquisition des communs, litiges judiciaires, solde du vendeur
Après acte notarié	Art. 3.94 §3	Attestation confirmant la mutation (signature de l’acte), déclencheur de la phase comptable

Certains champs permettant de compléter la traçabilité des transmissions:

• request_date,
• confirmation_date
• transfer_date
• seller_documents_sent_date
• financial_statement_sent_date

2. Workflow OwnershipTransfer

État	Description	Transitions possibles
draft	Dossier initial encodé (IA ou assistant)	→ open
open	Dossier complet, prêt à être envoyé	→ seller_documents_sent
seller_documents_sent	Documents envoyés avant compromis	→ confirmed ou to_complete
confirmed	Compromis signé	→ financial_statement_sent
financial_statement_sent	Documents complémentaires envoyés	→ accounting_pending ou to_complete
accounting_pending	Acte signé, en attente de traitement comptable (et de la réception de l'acte notarié)	→ closed
closed	Mutation définitivement clôturée	(Aucun retour possible)

Description des informations par étape

A. seller_documents (Art. 3.94 §1)

Le courrier de réponse doit être envoyé dans les 15 jours suivant la demande de l'étude du notaire (basé sur request_date).

1 - montants des fonds de roulement et fonds de réserve

• Situation instantanée (balance comptable), basée sur la date de la demande du notaire (request_date), reprenant tous les fonds de la copropriété (roulement, réserves, réserves spéciales) : il peut y avoir plusieurs fonds de réserve avec des clés de répartition différentes, donc plusieurs lignes.

2 - montant des arriérés éventuels dus par le cédant

Si le courrier concerne les deux paragraphes, ne rien renseigner ici et ajouter une mention "Voir point 3.94 §2, 5° (ci-dessous)."

• les arriérés du vendeur (montants non payés à la date de la demande - sur base des paiements attendus [Funding]): les arriérés à renseigner concernent tous les biens du copropriétaire au sein de la copropriété, indépendamment de la vente

• une ligne reprenant les frais de dossier - selon "catalogue" des tarifs du syndic (contrat) [[montants forfaitaires pour: frais de rappel, frais de dossier mutation, ...]] (loi : "entièrement à charge vendeur") - cette valeur doit être renseignée explicitement dans le Ownership transfer, après synchro avec la config du Condominium, et mis à jour à chaque courrier, si nécessaire.

3 - la situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décidés par l'assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété;

Ce paragraphe doit faire référence aux points suivants du dernier PV d'AG, repris en pièce jointe (@attachments): fonds de réserve, fonds de roulement et budget

4 - le cas échéant, le relevé des procédures judiciaires en cours relatives à la copropriété;

• Si des procédures judiciaires sont en cours, il faut le préciser ("oui").
• Un descriptif doit reprendre un texte de description succincte pour chaque procédure, ainsi que les montants en jeux.

5 - les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires des trois dernières années, ainsi que les décomptes périodiques des charges des deux dernières années

• en pièce jointe (@attachments) : les PV concernés (3 ans)
• les décomptes périodiques de charges (provisions et régularisations annuelles, consommations et charges privatives) : le but est de donner une vision précise des charges réellement supportées par le lot concerné; uniquement sur les lots faisant l'objet de la vente.

6 - une copie du dernier bilan approuvé par l'assemblée générale

• Le dernier bilan annuel, validé en AG, repris en pièce jointe (@attachments)

Compléments d'information

• Travaux nécessitant la rédaction d'un dossier d'intervention ultérieure (DIU) : "aucun dossier en possession du Syndic" / "la copropriété dispose d'un dossier de suivi des travaux"
• Existence d'une cuve à Mazout (oui/non + capacité) : selon la configuration de l'ACP des lots concernés par la vente.

B. financial_statement (Art. 3.94 §2)

Le courrier de réponse doit être envoyé dans les 30 jours suivant la demande de l'étude du notaire (basé sur confirmation_date).

1 - le montant des dépenses de conservation, d'entretien, de réparation et de réfection décidées par l'assemblée générale ou le syndic avant la date certaine du transfert de la propriété mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;

• Cette information est reprise dans le dernier PV d’AG, repris en pièce jointe (@attachments)

2 - un état des appels de fonds approuvés par l'assemblée générale des copropriétaires avant la date certaine du transfert de propriété et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;

Liste de tous les appels de fonds et de provisions (budget), avec une distinction entre les exécutions planifiées et appelées, regroupés par type de fonds (roulement [working_fund], réserve [reserve_fund], provisions [expense_provisions], travaux exceptionnels [work_provisions])

Cette disposition vise à informer l’acquéreur sur les charges futures connues, qu'elles soient déjà votées (mais non encore exigibles) ou à venir en cas de travaux urgents imposés. Lorsqu’un copropriétaire vend seulement une partie de ses lots, les informations fournies doivent être restreintes aux montants relatifs aux lots vendus uniquement, et non à l’ensemble des engagements du copropriétaire vendeur.

3 - un état des frais liés à l'acquisition de parties communes, décidés par l'assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date;

• Ce point est couvert par le dernier PV d'AG, repris en pièce jointe (@attachments)

4 - un état des dettes certaines dues par l'association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date.

• Ce point est couvert par le dernier PV d'AG, repris en pièce jointe (@attachments)

5 - le montant des arriérés éventuels dus par le cédant;

Il s'agit d'une version mise à jour de la situation du cédant.

• les arriérés du vendeur (montants non payés à la date de la demande - sur base des paiements attendus [Funding]): les arriérés à renseigner concernent tous les biens du copropriétaire au sein de la copropriété, indépendamment de la vente

• une ligne reprenant les frais de dossier - selon "catalogue" des tarifs du syndic (contrat) [[montants forfaitaires pour: frais de rappel, frais de dossier mutation, ...]] (loi : "entièrement à charge vendeur") - cette valeur doit être renseignée explicitement dans le Ownership transfer, après synchro avec la config du Condominium, et mis à jour à chaque courrier, si nécessaire.

Informations complémentaires

• Emprunt(s) bancaire(s) de la copropriété : oui/non "il n’y pas d’emprunt contracté par la copropriété à ce jour", "voir tableau(x) d’amortissement en annexe(s) et solde(s) ci-dessous" (@attachments)

C. Acte notarié (Art. 3.94 §3)

Il faut planifier un tâche de rappel au notaire pour si le §3 n'est pas reçu dans les 30 jours suivant la financial_statement_sent_date.

Les informations reçues sont "découpées" et utilisées pour compléter le dossier:

• transfer_date (date de signature de l'acte)

• infos nouveaux copropriétaires : réencoder manuellement selon l'acte

Données de référence & dates clés

Dates importantes

Date	Nom courant	Utilisation concrète	Remarques
Date de l'acte	Date de mutation	Base pour tous les calculs (fonds, charges, droits de propriété)	🔐 Date juridique officielle
Date de réception provisoire	(si bien neuf)	Mention indicative, rarement utile comptablement	🏗️ Bien neuf ou rénové
Date de jouissance	(occupant)	Début d’usage par l’acheteur	⚠️ Aucun effet comptable sauf contrat spécial

Historique de propriété (PropertyLotOwnership)

Le système conserve l’historique des droits de propriété par lot :

• date_from = début de propriété
• date_to = fin de propriété (souvent implicite)

Utilisé pour :

• Génération des décomptes historiques
• Suivi des dettes
• Réponses aux notaires

Traitement comptable de la mutation

La mutation devient opposable à la copropriété après réception de l’acte notarié. Lorsque la date de signature de l'acte est connue, elle est stockée dans transfer_date , utilisé la pour réaliser les écritures correspondantes.

Lors de la validation du transfert, les opérations suivantes sont réalisées:

Pour l'ancien propriétaire, faire un remboursement (écriture + funding)

• A. créer un remboursement pour la partie entre le début de l'exercice et la date de mutation uniquement pour les FundRequestExecution posted (expense_provisions) dont la date de fin est postérieure à la date de mutation
• B. S'il y a des exécutions d'appel planifiées pour le fonds de roulement [roulement, réserve et provisions] (FundRequestExecutionLine), il faut les modifier selon la variation de prorata (si tous les lots sont vendus on les supprime - ce sont des équivalents de lignes de factures proforma, donc modifiables)

Pour le nouveau propriétaire, faire une demande de paiement extraordinaire (écriture + funding)

• A'. créer un appel de fonds extraordinaire pour couvrir la partie non comprise entre la date de mutation et la date suivante de RequestExecution (ou de fin d'exercice s'il n'y a eu qu'une seule exécution) -> envoi d'un courrier au nouveau propriétaire : "en annexe, votre appel de fonds pour la période en cours" -> "appel d'ajustement"

• B'. ajouter des lignes pour toutes les RequestExecution à venir de l'exercice en cours créer une fund_request_execution_id supplémentaire (exceptionnel), rattaché à la fundRequest initiale: ca permet de maintenir la visibilité et d'utiliser la même logique de suivi pour toutes les situations

Les montants s'équilibrent et n'impactent pas la situation comptable de la copropriété: A = A' et B = B'

1. Fonds de roulement (working_fund)

Le fonds de roulement est un "bas de laine", un fonds destiné à assurer la trésorerie du syndic en début de période, alimenté par des appels périodiques. Il est entièrement remboursé au vendeur, et réclamé à l'acheteur.

Pour le vendeur

• Remboursement complet des montants payés
• Écriture comptable via OD (via MoneyRefund)
• Création d’un objet Funding spécifique

Pour acquéreur

• Création d’un appel exceptionnel couvrant la période entre transfer_date et prochaine échéance + OD
• Intégration dans les futurs appels (FundRequestExecution)

Ajustements appels planifiés

• Si la vente concerne 100 % de la quote-part d’un lot : les lignes d’appel futures sont supprimées
• Sinon : elles sont recalculées selon les nouvelles quotes-parts

Principe d’équilibre : le montant remboursé au vendeur doit être égal à celui réclamé à l’acheteur.

2. Fonds de réserve (reserve_fund)

Pour les fonds de réserve, la loi prévoit qu’ils ne soit pas transféré en cas de vente (au vendeur de négocier pour l’inclure dans le prix de vente mais le syndic n’intervient pas).

(les appels effectués et payés ne sont pas remboursés)

Ajustements appels planifiés

• Si la vente concerne 100 % de la quote-part d’un lot : les lignes d’appel futures sont supprimées
• Sinon : elles sont recalculées selon les nouvelles quotes-parts
• Il peut arriver que le syndic reçoive tardivement la confirmation du notaire signifiant le transfert de propriété et il doit donc revenir sur des appels qui ont été envoyés au vendeur alors qu’ils auraient dus être envoyés à l’acquéreur.

3. Charges courantes (expense_provisions)

Les provisions pour charges

• Basées sur les dépenses de l’exercice courant
• Réparties au prorata temporis sur base de la transfer_date

Ajustements appels planifiés

• Si la vente concerne 100 % de la quote-part d’un lot : les lignes d’appel futures sont supprimées
• Sinon : elles sont recalculées selon les nouvelles quotes-parts
• Il peut arriver que le syndic reçoive tardivement la confirmation du notaire signifiant le transfert de propriété et il doit donc revenir sur des appels qui ont été envoyés au vendeur alors qu’ils auraient dus être envoyés à l’acquéreur.

Transfert technique des soldes

Règle comptable : calcul dynamique

• Basé sur les affectations (pas les lots directement)
• Utilisation de fonctions comme computeReimbursementsByRequestType
• Montants identifiés via les écritures existantes dans les appels déjà exécutés

Type d’opération	Compte	Mouvement
Remboursement vendeur	working_fund	Crédit
Réappel acheteur	working_fund	Débit

Récapitulatif des rôles et responsabilités

Étape du workflow	Acteur principal	Action
draft	Assistant	Encodage initial (automatisé ou manuel)
open	Gestionnaire	Validation et préparation
seller_documents_sent	Gestionnaire	Transmission des premiers documents
confirmed	Notaire / syndic	Signature du compromis
financial_statement_sent	Syndic / comptable	Transmission du solde et pièces finales
accounting_pending	Comptable	Vérification et attente acte
closed	Système / comptable	Écritures validées, mutation bouclée

Envoi des documents

Lors d'une demande d'envoi d'un document lié à un dossier de mutation, il faut :

• générer un Document : le mettre dans le système de gestion, le lier au transfert -> il peut y avoir plusieurs documents: seul le dernier est

• permettre l'envoi d'un email personnalisé :

• choix document (implicite)
• choix du Template
• choix des destinataires (a. sur base de l'entité liée; b. sur base arbitraire )
• choix pièces jointes additionnelles
• générer un Email pour la queue

Le passage de certaines étapes ("open" -> "seller_documents_sent" ou "confirmed" -> "financial_statement_sent") se fait via des actions indépendantes du workflow: "envoyer le document"

Il faut pouvoir choisir :

• quelles informations on envoie (§1, §2 ou §1 et §2)
• à qui on l'envoie (adresses email) -> peut être défini dans les sections de la vue
• des pièces jointes éventuelles -> peut être défini dans les sections de la vue on ne va pas copier les pièces jointes dans le folder du dossier de mutation (duplication) -> uniquement des liens vers des attachments (qui sont des documents n'importe ou dans le EDMS) -> ces liens peuvent être créés/retrouvés automatiquement

-> avoir une liste de documents (pièces jointes) -> avoir une liste des emails (destinataires)

Dossier spécifique pour la mutation, reprenant les documents spécifiquement générés (courriers) pour la mutation.