Document Identification
Documents Identification¶
Types & sous-types de documents¶
L'étape d'identification consiste à retrouver le DocumentType et DocumentSubtype du codument, sur base de son content-type et des informations qu'il contient.
La liste des types et sous-types est reprise dans la partie organisation des documents.
Origines des pièces¶
| Origine | Description |
|---|---|
upload |
Ajout manuel d’un document via l’interface par un utilisateur (par exemple, un scan, ou une importation de dossier externe) |
email |
Document reçu par email via ton module de récupération (avec lien possible vers le mail source) |
internal |
Document généré par l'application elle-même (ex. facture créée depuis un module de gestion, PV généré automatiquement, etc.) |
api |
Document reçu depuis une API externe (par exemple plateforme de relevé de compteurs) |
Traitements possibles¶
| Type de document | Description / Objectif | Exemples | Traitement attendu |
|---|---|---|---|
| Facture fournisseur | Facture liée à un service ou contrat régulier ou ponctuel | Eau, gaz, électricité, nettoyage, assurance, syndic | 🟢 Traitement automatique : création d’une facture fournisseur, tentative de réconciliation comptable |
| Note de crédit fournisseur | Note de crédit en lien avec une facture antérieure | Correction suite à erreur de consommation | 🟢 Traitement automatique : création d’un avoir et rattachement à la facture initiale |
| Relevé de compteur | Donnée utile à la répartition des charges individuelles ou collectives | Eau, gaz, électricité | 🟠 Traitement semi-automatique : extraction de valeurs, rattachement à des compteurs |
| Bordereau d’entretien | Attestation ou compte rendu d’intervention technique | Chaudière, extincteurs, ascenseur | 🟡 Archivage lié au fournisseur + au suivi technique ou au lot concerné |
| Attestation / certificat | Document prouvant une conformité, une assurance ou une intervention réglementaire | Certificat d’assurance, attestation de ramonage | 🟡 Archivage avec tag “conformité” / “assurance”, contrôle date de validité |
| Devis | Proposition chiffrée en réponse à une demande | Travaux, dépannage, rénovation | 🟠 Rattachement à un dossier ou un suivi fournisseur / sinistre. Peut déclencher un workflow décisionnel |
| Bon de commande | Commande validée par le syndic ou le conseil | Bon signé avec mention du budget | 🟡 Archivage, contrôle cohérence avec facture ultérieure |
| Bon de livraison | Preuve de réalisation d’un service ou livraison de matériel | PV d’assemblée générale, bon d'entretien signé | 🟡 Archivage, rapprochement possible avec une commande ou facture |
| Contrat fournisseur | Document contractuel de long terme | Contrat de nettoyage, ascenseur, assurance | 🟢 Archivage structuré avec métadonnées (date de début/fin, indexation fournisseur, relances) |
| Relance fournisseur | Demande de paiement ou suivi d’une facture émise | Relance facture impayée | 🔴 Alerte ou création de tâche manuelle |
| Correspondance | Message sans pièce formelle mais à valeur informative | Infos techniques, réponses à un litige | 🟠 Archivage, analyse du contexte : création d’un commentaire ou rattachement à un suivi |
| Document juridique | Documents notariaux, assignations, expertises | Mise en demeure, ordonnance judiciaire | 🔴 Routage manuel ou supervision renforcée, rattachement à un dossier juridique |
| Pièce justificative | Documents annexes destinés à compléter un dossier | ticket de caisse, RIB, attestation URSSAF, Kbis | 🟡 Archivage structuré avec rattachement au fournisseur |
| Conditions générales | CGV ou annexes contractuelles | PDF “Conditions générales” | 🔘 Facultatif : archivage ou suppression si non pertinent |