Organisation des documents¶

L’organisation des documents fournit une vue hiérarchique et navigable des documents associés à une copropriété. Elle est destinée à faciliter la consultation humaine, sans jamais constituer une source de vérité fonctionnelle.

Dans le logiciel, les documents ne sont jamais identifiés, traités ou recherchés sur base de leur emplacement dans une arborescence, mais uniquement via :

leurs entités métier associées,
leurs métadonnées,
leur type (DocumentType).

L’arborescence documentaire est donc une projection, pas un mécanisme métier.

Principe général¶

Les documents sont organisés dans une structure arborescente, comparable à un système de dossiers, appelée EDMS (Electronic Document Management System).

Cette organisation repose sur une entité unique : Node.

Un Node peut représenter :

soit un dossier logique,
soit un document rattaché à un dossier.

Chaque copropriété dispose de sa propre arborescence, indépendante des autres.

Arborescence par copropriété¶

Lors de la création d’une copropriété (Condominium), une arborescence par défaut est automatiquement générée.

Cette arborescence :

sert de modèle initial,
peut évoluer dans le temps,
est utilisée pour rattacher automatiquement les documents selon leur nature.

Dans le cas d’un transfert de copropriété, les documents existants peuvent être repris et rattachés à la nouvelle arborescence.

Codes de dossiers et rôle programmatique¶

Chaque dossier système est identifié par un code (code) unique dans le contexte d’une copropriété.

Ce code permet :

d’identifier le rôle fonctionnel du dossier,
de rattacher automatiquement un document à un dossier lors de sa génération ou de son import,
de garantir une organisation cohérente, même si les noms visibles évoluent.

⚠️ Important : Le code d’un dossier n’est jamais utilisé pour la recherche métier des documents. Il sert uniquement à leur classement visuel.

Arborescence standard (exemple)¶

L’arborescence suivante illustre une organisation typique par copropriété (liste indicative):

Code dossier	Usage principal
`general_meetings`	Assemblées générales (convocations, PV, présences)
`council_minutes`	Conseils de copropriété
`tender_documents`	Devis et appels d’offres
`maintenance_logs`	Rapports d’entretien
`works_and_repairs`	Travaux et interventions
`supplier_invoices`	Factures et notes de crédit fournisseurs
`bank_statements`	Relevés bancaires
`operation_statements`	États de charges, appels de fonds
`contracts` / `supplier_contracts`	Contrats fournisseurs
`insurance_contracts`	Contrats et attestations d’assurance
`legal_followup`	Contentieux et documents juridiques
`justifications`	Pièces justificatives
`internal_notes`	Notes internes, PV produits
`ownership_transfers`	Documents liés aux mutations
`imports`	Fichiers d’import temporaires

Le code reste la référence fonctionnelle, pas l’intitulé.

Rattachement automatique des documents¶

Lorsqu’un document est :

importé,
ou généré automatiquement,

il est rattaché par défaut à un dossier logique en fonction :

de son DocumentType,
et du folder_code associé à ce type.

Ce rattachement est automatique et cohérent, mais reste secondaire par rapport aux liens métier du document.

L’entité `Node`¶

L’EDMS repose sur l’entité Node, qui permet de représenter :

une arborescence hiérarchique,
des dossiers et des documents dans une structure unique.

Types de nœuds¶

Un Node peut être de deux types :

folder Représente un dossier logique, pouvant contenir d’autres nœuds.
document Représente un document précis, via un lien vers une entité Document.

Un nœud document référence exactement un document, identifié de manière unique.

Identité et accès aux documents¶

Chaque document est identifié par un UUID, indépendant de son emplacement dans l’arborescence.

Cet identifiant est utilisé :

pour les appels API,
pour l’accès direct au document,
pour les échanges avec l’EDMS.

👉 L’URL d’accès à un document est donc stable, même si son emplacement change.

Visibilité et droits d’accès¶

Chaque nœud possède un niveau de visibilité :

public : visible par tous les copropriétaires et le syndic,
protected : visible uniquement par le syndic,
private : visible par un copropriétaire spécifique et le syndic.

La visibilité :

est héritée par les nœuds enfants,
est synchronisée avec la visibilité du document associé,
se propage automatiquement en cas de modification.

Dossiers système¶

Certains dossiers sont marqués comme système (is_system = true) :

ils sont créés automatiquement,
leur structure ne peut pas être modifiée manuellement,
ils garantissent la stabilité de l’organisation documentaire.

Ces dossiers assurent une cohérence globale, même en cas d’évolution du modèle.

Chaque dossier maintient un compteur de documents, calculé dynamiquement sur l’ensemble de ses descendants.

Ce mécanisme permet :

une navigation rapide,
une vision synthétique du contenu,
sans dépendre de la profondeur réelle de l’arborescence.